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Indexation de ressources

Séminaire SDTICE 2007

Interventions du 26 mars

Stratégie d'établissement et inter-établissements

Marc CROUZET (Université Victor Segalen Bordeaux 2)
Anne BOYER (Université Nancy 2)
Christophe PERALES (Université Versailles Saint-Quentin en Yvelines)
Romuald LORTHIOIR (Université Rennes 1)

Introduction

Sur le plan national, "la stratégie d’établissement est plurielle dans la mesure où il y a plusieurs établissements universitaires, même peut-être un peu trop (84 universités, en fait plus de 200 établissements d’enseignement supérieur), ce qui correspond à une richesse mais aussi à une hétérogénéité", commence Marc Crouzet, de l'université Victor Segalen Bordeaux-2. Néanmoins la stratégie d’établissement est importante si ce n’est essentielle dans cette période de mutation et de compétition internationale exacerbée.

L’établissement d’enseignement supérieur est lui-même hétérogène et divers dans ses fondements : des publics estudiantins différents, des cultures différentes, des façons de penser différentes dans le domaine technique, des préoccupations différentes et une hétérogéité dans les personnels administratifs, un ensemble qui forme la communauté universitaire. Cette diversité entraînera de fait une difficulté supplémentaire à développer une stratégie au sein de la communauté, d’autant plus évidente que l’action est simple mais que les opérations sont complexes à mener, surtout dans le domaine de l’indexation, et pas forcément comprises de la majorité.

Globalement, il y a les stratégies d’établissements et les services opérés au quotidien qui mettent en place les stratégies décidées par l’équipe de direction. Mais les choses ne sont pas aussi simples. Si on fait appel à une opération qui quelque part change nos habitudes, qui est difficile à mettre en oeuvre, qui fait intervenir plusieurs services universitaires, c’est là où la stratégie de l’établissement et son engagement seront capitaux. Dans une stratégie d’établissement, la sensibilisation du président et de son équipe sera un facteur déterminant à la mise en place de l’action. Si c’est la mise en place du LMD, le président n’a pas le choix, c’est donc une priorité de l’établissement. Si c’est l’indexation des ressources pédagogiques, la notion de priorité est moins évidente, et encore moins si le président et son équipe sont moins concernés par une telle problématique. Cette sensibilisation peut être effectuée soit en externe lors de colloques ou autres, soit en interne via les services de l’établissement en faisant remonter des notes pour signifier l’intérêt d’une telle action. Une vraie dynamique d’échanges entre les services et l’équipe de direction se révèle alors un facteur favorisant pour lancer une nouvelle opération.

Au-delà de la connaissance de la problématique et de la volonté politique de la direction, Marc Crouzet souligne l’existence d’une difficulté : celle de mener une action telle que l’indexation des ressources pédagogiques. Plusieurs acteurs interviennent, avec leurs visions spécifiques, et il est parfois difficile de les faire travailler ensemble. Il faut agir sur différents leviers avec des actions de communication au sein de l’établissement ou de l’inter-établissement. Dans notre cas, il faudra réunir plusieurs acteurs : département TICE, CRI, SCD. Mais la matière première vient de l’enseignant, il permet de contribuer à la ressource pédagogique. Alors la politique d’établissement doit inciter voire forcer les enseignants à se rapprocher de la structure opérationnelle et à participer au développement de l’action. Pour Marc Crouzet, "l’indexation est un challenge important pour l’avenir. Elle s’intègre dans le cadre des diverses formes de formation : initiale, continue, tout au long de la vie. Dans 10 ou 20 ans que seront les universités ? Elles sont actuellement soumises à une compétition internationale qui entraîne pour les scientifiques la nécessité d’avancer. On peut penser que l’indexation des ressources pédagogiques pour la politique inter établissements a tout son sens ; ainsi les PRES (Pôle de Recherche et d'Enseignement Supérieur) devraient être le lieu pour développer cette action".

L'indexation est nécessaire aux politiques d'établissement

Anne Boyer, de l'université Nancy-2, témoigne qu'en 1998 son établissement a doté automatiquement tous les étudiants d’une adresse Internet personnelle et d'un compte sur les serveurs pédagogiques. Il a "incité les enseignants à produire des ressources numériques. Pour éviter que ces ressources ne soient mises en ligne sur des pages web personnelles qui ne permettent pas d’avoir une bonne vision des ressources et de leurs usages, ni la possibilité de bien les diffuser, l'université a mis en oeuvre un Intranet pédagogique avec des catégories selon les disciplines". Des enseignants déposaient leurs ressources avec des titres qui ne voulaient pas dire grand’ chose, ce qui rendait difficile de retrouver ce qui était pertinent. Avec le passage au LMD et le lancement de l’ENT en avril 2004 à tous les étudiants, , il a été possible de repenser l’organisation des ressources : l’organisation thématique a été conservée et l’ENT a permis un ciblage en fonction des formations des étudiants. Ceux-ci se connectent et disposent d’une rubrique avec les cours qu'ils suivent, ceux pour poursuivre au-delà de la formation et l’ensemble des cours de l'université disponibles en accès public. L’organisation thématique, à quoi s’ajoutent des éléments pédagogiques en fonction du profil de formation de l’étudiant, dans le cadre du projet BALI, permet à l’étudiant un accès facilité aux ressources qui le concernent.

Le bilan fait apparaître une production en flèche avec une "quantité de ressources énorme puisqu’au bout de 5 à 6 mois, 500 ressources ont été mises en ligne par des enseignants pour leurs étudiants". Les documents sont "de natures très différentes (quant au format, aux contenus, à la qualité de la production qui peut être une réponse instantanée aux étudiants, une production spontanée, un contenu organisé au travers des UNT, etc.). Globalement, les ressources sont produites pour des usages confidentiels : l’enseignant le fait pour ses étudiants et ne pense pas au-delà. En conséquence, les étudiants ont du mal à repérer les ressources pertinentes car les critères de sélection ne sont pas homogènes. Il y a un besoin de pérenniser les ressources, les partager et les réutiliser par d’autres. L'objectif est d'être capable de fournir rapidement et facilement à chaque étudiant les ressources pertinentes, d'améliorer la diffusion pour ne pas rester à un usage confiné à un cours, de cibler le bon public étudiant pour les ressources. Il s'agit aussi de fournir à l’enseignant les moyens de s’approprier les ressources en place pour les mettre en scène et pour garantir le partage, de permettre en externe une mutualisation avec d’autres universités nancéennes".

"Il fallait une indexation des ressources pédagogiques, c’est un moyen indispensable. Cela signifiait établir précisément d’abord les pré-requis à l’indexation des ressources pédagogiques : définir les critères, établir un workflow, avoir des référentiels communs pour partager. Il reste aujourd'hui des questions à poser : faut-il tout indexer et notamment les ressources purement contextuelles par rapport un événement, ponctuel ? Si des ressources sont destinées à être partagées, alors il faut une indexation de grande qualité. Faut-il une procédure de certification de nos ressources avec des niveaux différents (à quelques étudiants, à disposition de tout le monde, etc.) ? La politique doit être soutenue par les instances dirigeantes. C'est une nécessité de travailler ensemble, il faut toujours penser aux enseignants et aux étudiants qui doivent être accompagnés et encouragés. Fin 2006 commence un projet de restructuration des TICE avec la création d’un service METICE, guichet unique qui sert de relais avec le SCD, le CRI, etc. et s’inscrit dans une politique inter-établissements pour un guichet commun.

Mutualiser entre établissements


Anne Boyer, de l'université Nancy-2, témoigne qu'en 1998 son établissement a doté automatiquement tous les étudiants d’une adresse Internet personnelle et d'un compte sur les serveurs pédagogiques. Il a « incité les enseignants à produire des ressources numériques. Pour éviter que ces ressources ne soient mises en ligne sur des pages web personnelles qui ne permettent pas d’avoir une bonne vision des ressources et de leurs usages, ni la possibilité de bien les diffuser, l'université a mis en oeuvre un Intranet pédagogique avec des catégories selon les disciplines ». Des enseignants déposaient leurs ressources avec des titres qui ne voulaient pas dire grand’ chose, ce qui rendait difficile de retrouver ce qui était pertinent. Avec le passage au LMD et le lancement de l’ENT en avril 2004 à tous les étudiants, , il a été possible de repenser l’organisation des ressources : l’organisation thématique a été conservée et l’ENT a permis un ciblage en fonction des formations des étudiants. Ceux-ci se connectent et disposent d’une rubrique avec les cours qu'ils suivent, ceux pour poursuivre au-delà de la formation et l’ensemble des cours de l'université disponibles en accès public. L’organisation thématique, à quoi s’ajoutent des éléments pédagogiques en fonction du profil de formation de l’étudiant, dans le cadre du projet BALI, permet à l’étudiant un accès facilité aux ressources qui le concernent.

Le bilan fait apparaître une production en flèche avec une "quantité de ressources énorme puisqu’au bout de 5 à 6 mois, 500 ressources ont été mises en ligne par des enseignants pour leurs étudiants ». Les documents sont « de natures très différentes (quant au format, aux contenus, à la qualité de la production qui peut être une réponse instantanée aux étudiants, une production spontanée, un contenu organisé au travers des UNT, etc.). Globalement, les ressources sont produites pour des usages confidentiels : l’enseignant le fait pour ses étudiants et ne pense pas au-delà. En conséquence, les étudiants ont du mal à repérer les ressources pertinentes car les critères de sélection ne sont pas homogènes. Il y a un besoin de pérenniser les ressources, les partager et les réutiliser par d’autres. L'objectif est d'être capable de fournir rapidement et facilement à chaque étudiant les ressources pertinentes, d'améliorer la diffusion pour ne pas rester à un usage confiné à un cours, de cibler le bon public étudiant pour les ressources. Il s'agit aussi de fournir à l’enseignant les moyens de s’approprier les ressources en place pour les mettre en scène et pour garantir le partage, de permettre en externe une mutualisation avec d’autres universités nancéennes".

"Il fallait une indexation des ressources pédagogiques, c’est un moyen indispensable. Cela signifiait établir précisément d’abord les pré-requis à l’indexation des ressources pédagogiques : définir les critères, établir un workflow, avoir des référentiels communs pour partager. Il reste aujourd'hui des questions à poser : faut-il tout indexer et notamment les ressources purement contextuelles par rapport un événement, ponctuel ? Si des ressources sont destinées à être partagées, alors il faut une indexation de grande qualité. Faut-il une procédure de certification de nos ressources avec des niveaux différents (à quelques étudiants, à disposition de tout le monde, etc.) ? La politique doit être soutenue par les instances dirigeantes. C'est une nécessité de travailler ensemble, il faut toujours penser aux enseignants et aux étudiants qui doivent être accompagnés et encouragés. Fin 2006 commence un projet de restructuration des TICE avec la création d’un service METICE, guichet unique qui sert de relais avec le SCD, le CRI, etc. et s’inscrit dans une politique inter-établissements pour un guichet commun.

Référencer, scénariser, mutualiser, optimiser

L'indexation des ressources pédagogiques « nécessite un double mouvement, "top down" et "bottom up" : du haut vers le bas et du bas vers le haut, considère Christophe Perales, de l'université Versailles Saint-Quentin en Yvelines, ce qu’il a constaté dans les faits de terrain avec l’impulsion présidentielle et le rôle de conseil et d'information des fonctions opérationnelles. Son établissement a manifesté un « intérêt précoce pour les TICE » avec la mise en place d'une cellule TICE en 2001 émanant d’une volonté politique forte du Président, avec pour résultats le choix éditorial de production de documents scénarisés multimédias, plutôt que de se contenter de PDF. Un "comité TICE" s'est constitué à partir de 2003 comme « organe de pilotage politique ». Le e-campus est ensuite lancé à partir de la plate-forme Claroline en 2004, en même temps que le LMD, grâce au travail d’un ingénieur de recherche graphiste recruté dans ce but. L'université met alors en place un appel à projet annuel auprès des enseignants pour médiatiser l'outil par la cellule TICE. En 2005, un ingénieur supplémentaire s’ajoute à l’équipe pour travailler sur le projet UNT, rejoignant ainsi une équipe de cinq personnes de catégorie A ainsi qu’un apprenti, dédiées à ce travail.

Christophe Perales pointe aujourd'hui plusieurs "limites" à cette expérience : l'outil est "assez développé, avec un engagement de l’université dans des UNT (UVED, UNJF, UMVF) et une volonté de mutualiser" mais les difficultés se posent autour de l’indexation. La plate-forme e-learning est organisée en une arborescence LMD, sans recherche par mots-clés et sans possibilité de mutualisation. Parmi les constats dressés, figure la « nécessité d’un outil de référencement commun aux autres productions de l’université (thèses en ligne, archives ouvertes) ». Plusieurs questions sur la conservation des ressources se posent alors "très vite" : "quel outil de référencement ? quel format pour les documents déposés ? comment en assurer la pérennité ? comment gérer les droits ? quelles métadonnées choisir pour la gestion des ressources et des droits ?".

Il faut "une (multi-)indexation normalisée, donc des métadonnées, afin de partager les contenus entre partenaires (FOAD, UNT, PRES, etc.), d’optimiser le référencement des ressources produites, voire d’automatiser avec OAI-PMH. Mais le plus grand défi qui se pose pour les universités est un problème avant tout organisationnel. Il y a une nécessité dans les SCD de faire évoluer les métiers, les statuts et les missions des agents qui produisent le catalogue. Il serait bon que leur formation évolue vers le référencement et l’indexation sous d’autres formats, pour d’autres supports, ce qui fait d'ailleurs l'objet d'une réflexion actuellement au ministère". Il y a un défi à relever dans cet aspect organisationnel en élaborant une stratégie de renouvellement des postes par le biais des bureaux de gestion des ressources humaines, de formation continue des personnels en place, et de révision des statuts des enseignants-chercheurs pour qu’ils puissent faire de manière officielle et reconnue plus de TICE.

Le "problème des ressources humaines » est mis en exergue par Christophe Perales : "on sait qu’elles ne vont pas beaucoup augmenter, il faut donc économiser cette ressource humaine. Plusieurs pistes s'ouvrent : exploiter au maximum les possibilités d’indexation automatique, faire appel au producteur lui-même, etc." L'indexation des ressources est une "nécessité car la société de l’information est là avec le décloisonnement des activités, notamment de recherche, d'enseignement et de documentation", reprend Christophe Perales. "La documentation est désormais au cœur des missions principales de l’université".Il est possible d’arriver à des résultats avec des projets réalistes et des stratégies élaborées d’établissements.

Questions


"Lorsqu'on installe un ENT, on veut voir tous les aspects" de l'indexation, relève Jacqueline de Condappa, directrice de bibliothèque à l’ENS Lyon. Pour Romuald Lorthioir, de l'université Rennes-1, "l’idée est d’indexer des ressources pédagogiques mais aussi scientifiques, de mettre des dates de publication et de péremption. La contrainte pour le CMS est que l'information est donnée dans un seul endroit mais affichée par plusieurs sites. L'orientation prise par Rennes-1 est de participer au développement d’outils d’indexations car il s'agit de multi-formats" et cela permet d'anticiper des usages, par exemple « pour référencer du document administratif".

"Quand il y aura des centaines de milliers de ressources, certaines caduques ou contradictoires, qui va faire le ménage, comment va-t-on organiser le désherbage des ressources numériques ?", demande Gérard Soula, de l'université Aix-Marseille-2. "Pour l’instant ce n'est que le début, mais la question est déjà posée, répond Romuald Lorthioir. Une date limite d’usage sera apposée et le document émettra ainsi une alerte pour décider le faire repartir sur une période ou d'arrêter sa diffusion. Il devrait aussi être possible de faire remonter les statistiques sur les ressources les plus consultées et de déterminer une qualité dans les ressources". "Ce n'est pas parce qu’une ressource est très consultée qu’elle est de qualité", remarque un participant.

"Ne pourrait-on pas avoir un entrepôt de données, de protocoles, d’analyses, de sites pour que ceux qui sont un peu en retard puissent aller piocher ? demande Marc Crouzet, de l'université Victor Segalen Bordeaux-2. Il pourrait y avoir un forum aussi, ce qui permettrait d'encourager ceux qui hésitent encore. Cette approche pour ces méthodologies et procédures pourraient être intéressante".

"Il a été proposé de faire un site inter UNT avec les groupes qui travaillent sur tous ces aspects liés à l’indexation, répond Romuald Lorthioir. Ce site ferait office d’entrepôt d’un certain nombre de documents pratiques de référence". La proposition sera examinée par le Ministère en 2007, mais pour l’instant aucune décision n'est prise.

"On peut imaginer à terme que les maisons d’édition se mettent sur ce créneau, reprend Marc Crouzet. La question de la nature des ressources pédagogiques peut se poser en termes de stockage dans les établissements". Pour Romuald Lorthioir, "en termes de stockage, ce qui est évident c’est le cours, après on peut descendre plus bas au niveau des chapitres, des sous-parties. Cette étape-là doit être automatisée, sinon ce sera long. Il faut référencer la nature du grain pour partager le cours et pas la pédagogie qui va autour : les cours sont mis en ligne mais pas la façon dont ils sont enseignés. Il sera possible de partager sous la forme de kits pédagogiques, des propositions sur la façon d’utiliser les ressources. Déterminer la granularité d’une ressource est très compliqué et dépend généralement du cas par cas".